Consejos de facturación para PYMES

Las PYMES, además de emitir facturas, requieren llevar un control de cada una de ellas para evitar complicaciones, errores o pérdidas, que puedan repercutir en la contabilidad del negocio.

Aplica estos consejos de facturación para Pymes que harán que esta parte del negocio funcione sin problemas.

1. Planificar: Establecer una fecha para emitir las facturas, permitirá que las empresas tengan en su poder la factura previa a la fecha de pago.
2. Comprobar: No esperes un reclamo por error en la facturación para rectificar una factura. Valida y comprueba las facturas antes de su emisión.
3. Automatizar: Los software de gestión administrativa, son una solución perfecta. Podrías optar por un software como https://www.sdelsol.com/
4. Controlar: Es necesario llevar el control de las facturas emitidas y pendientes por pago a fin de evitar falta de liquidez.  Para ello podrías implementar un registro de las facturas que aún no has cobrado. Asimismo, es recomendable establecer una fecha máxima de pago. Incluso podrías implementar la cancelación de intereses de demora al no cancelar a tiempo.
5. Registrar: Es de vital importancia llevar el control del registro de las facturas que has emitido. Recuerda que si no emites la factura no recibirás un pago.
6. Enviar facturas digitales: Una buena alternativa al momento de enviar las facturas es hacerlo en un formato que no pueda ser modificable, por ejemplo, en PDF. Jamás utilices programas como Word o Excel con este fin.
7. Declarar Impuestos: Tanto si delegas tu contabilidad a terceros, como si eres el encargado, debes tener presentes los plazos para la declaración de impuestos. trimestrales de IVA e IRPF. Una excelente estrategia es establecer el día calendario en que debes realizar dicho trámite y ceñirte a él. Es de mucha utilidad disponer de certificado digital que te permite realizar todas las operaciones a través de Internet en la página de Hacienda Tributaria.

Las facturas

Todas las operaciones de facturación son fiel reflejo de cobros, pagos, entrega de bienes y prestaciones de servicio, constituyéndose en los flujos de caja y en la contabilización de operaciones de tu negocio. Es necesario que comprendas todos los elementos de contabilidad y tesorería que implica la facturación.

Debes tener presente que las facturas son la principal fuente de información sobre las actividades de tu negocio. Incluyen datos sobre clientes, proveedores y otros.

Toda factura debe incluir una serie de elementos para que sea considerada válida, esté emitida de forma correcta y permita las deducciones.  Entre los elementos de una factura son imprescindibles los siguientes:

• Denominación social / Nombre y apellidos del emisor y el receptor
• Número de Identificación Fiscal (NIF) de emisor y receptor: El DNI en las personas físicas, el CIF en el caso de las empresas.
• Fecha: la fecha de emisión de la misma
• Número y en su caso serie: el número de factura, y en el caso de tener varias series de facturación, a cuál pertenece
• Conceptos e importes: el qué facturas y por cuanto
• Impuestos: los que correspondan: IVA, retención de IRPF, recargo de equivalencia… Según el caso serán unos u otros.

Aspectos legales de la facturación

Debes tener presente que la facturación es una obligación legal. En tal sentido debes comprender aspectos básicos y repercusiones jurídicas derivadas de la facturación.

Las implicaciones jurídicas, van más allá de simplemente cumplir con tu obligación. La manera en que emites  las facturas afecta significativamente las relaciones con proveedores, clientes y administración.  Por ello conocer todos los aspectos de la facturación te evitará los conflictos a ese nivel. Recuerda que las facturas son documentos que soportan las relaciones de negocios.

Facturación electrónica

Aunque no lo creas, gran parte de las labores administrativas de las Pymes, tienen relación con la facturación. Por ello, muchos empresarios invierten en soluciones contables y de facturación electrónica que minimicen el trabajo, agilicen los procesos y disminuyan los costes operativos.

De acuerdo a estadísticas recientes, el coste de una factura electrónica es 30% inferior a los costes de las facturas tradicionales. Y es que, a través de la facturación electrónica, los procesos pueden simplificarse significativamente y obtener un mayor rendimiento.

Elegir una facturación electrónica te permitirá emitir facturas personalizadas, programar la emisión de facturas y agilizar el proceso contable significativamente, en menor tiempo y con mayor efectividad.

Consejos para propietarios de Pymes

Mantener el orden financiero de tu Pymes, también implica algunos aspectos relacionados con la forma de gestionarla, por ello te recomendamos:

1. Separar las cuentas:  Es recomendable que separes tus cuentas personales y las de tu negocio. Para ello comienza a utilizar dos cuentas bancarias diferentes, una para el dinero genere la empresa, de la cual debes cancelar los gastos de sueldo y gastos de tu negocio; y una personal, a donde enviarás el dinero ganado por concepto de sueldo. Tener las cuentas por separado te permitirá mantener un equilibrio y no gastar más de lo que percibes como sueldo. Es posible que pienses que, si el dinero va para un solo lugar, porque molestarse en tener dos cuentas y es que si bien es cierto que las finanzas de tu negocio y tus finanzas personales están ligadas, deben manejarse por separado. Te recomendamos no cargues a la PYME tus gastos personales ni intentes solucionar los problemas de tu empresa con tus ahorros personales ya que las consecuencias podrían ser devastadoras.
2. Organizar: Mantener las facturas ordenadas te ahorrará mucho tiempo. Evita mezclar facturas personales y las de tu negocio. Es una tarea sencilla, utiliza sobres o cajas, para preservar las facturas en orden.
3. Delegar: No siempre puedes hacer todo la mayor parte del tiempo, por ello debes aprender a delegar. Acepta que no puedes con toda la carga y contrata a una persona que pueda ayudarte en los aspectos más engorrosos como son los financieros.
4. Reducir costes: Analiza la estructura de costes de tu empresa y elimina los gastos superfluos. Se honesto con lo que realmente necesitas.

Finalmente te recomendamos que no permitas que la presión de emitir facturas te agobie. Si bien puede parecer un proceso muy complejo, hoy en día es muy sencillo a través de los software de gestión administrativa que existen. Nunca está demás solicitar ayuda profesional para elegir el software adecuado a tus necesidades y presupuesto.